いや別に難しく考えなくても
・各人がA、B、Cグループそれぞれ第3希望まで用意しておく
・グループが被り、希望も被った場合は左側から順位の高いキャラを選んでいく

これだけでしょ？リストさえちゃんとあれば打ち合わせなんて要らないと思うけど